Email: info@rachelcenter.ps

محرك البحث



أهم الاخبار

  • جدال حاد بين ليفني ويعلون حول "المسار السياسي"مع الفلسطينيين
  • الزهار يتحدى فتح بشأن استهداف عناصرها ويتسبعد حرب جديدة بغزة
  • "هأرتس": إعلان "الشاباك" بأن حماس خططت للانقلاب على السلطة مشكوك بصحته
  • صائب عريقات وماجد فرج يتوجهان إلى واشنطن لعرض خطة ترسيم الحدود
  • الهباش:خطة سلام فلسطينية تتضمن استئناف المفاوضات خلال 9 أشهر والانسحاب في 3 سنوات
  • النائب مشير المصري: لسنا معنيين بخلافات مع "فتح"
  • داخلية غزة تدعو السجناء لتسليم أنفسهم
  • نتنياهو يدلي بشهادته أمام لجنة الأمن بشأن عدوان غزة
  • بالفيديو: محاولة انتحار الشاب محمود الحموز من مخيم الفوار بسبب البطالة
  • مقبول: حماس لم تسمح للحكومة بالعمل بغزة ووكلائها يتصرفون كأنهم وزراء
  • بينيت : قتل الفلسطينيين يجلب الحياة للاسرائيليين
  • صاروخ إسرائيلي يقتل «سعودياً» بحي الشجاعية انشقّ عن داعش
  • نسي العدوان على غزة وتذكر دحلان- النص الكامل لمحضر "اللقاء الثلاثي" بالدوحة
  • هارتس: مصر تبلغ اسرائيل بآلية فتح معبر رفح وانها غير معنية باتصالات مع امن حماس
  • فيديو: شباب من غزة يحدثون العالم عبر الراب بالانجليزية
  • قصة مقتل الشابة صابرين في نابلس بعد اختطافها من قبل سائق سيارة عمومي
  • صحيفة: إسرائيل تواجه أنفاق حماس بـ "المجرفة الحديدية"
  • الحمد الله: سيتم استئجار منازل للعائلات التي دمرت منازلها بالكامل
  • بالصور :ناشطات يغرقن مطار بلجيكي بالدماء-أوقفوا تسليح إسرائيل
  • الرئيس عباس : مؤتمر فتح السابع سيعقد قريبا ولن نقبل بدولة في غزة
  • ترجمة الموقع

    عدد الزيارات

    عدد الزيارات : 2789962
    عدد الزيارات اليوم : 4968
     


     

    مركز راشيل كوري الفلسطيني لحقوق الانسان ومتابعة العدالة الدولية » الأبحاث القانونية

    <p> </p> <div class="post-title mb10">التقارير الاستراتيجية انواعها و اهميتها </div> <p> </p>

     

    التقارير الاستراتيجية انواعها و اهميتها 

     

    تاريخ النشر : الإثنين 13-05-2013 06:59 مساء

     

    التقارير الاستراتيجية انواعها و اهميتها 

    اعداد طلبة الماستر

    على لمراسيل

    مصطفى الرقاى

    لالة العولى                    تحت اشراف الدكتور محمد بن حمو

     

    تقديم

     

    المبحث الاول : التقارير الاستراتيجية انواعها و اهميتها

     

    المطلب الاول : اهمية التقارير الاستراتيجية  

    المطلب الثاني : انواع التقارير الاستراتيجية

                                                                                                             

    المبحث الثاني : كيفية اعداد و كتابة التقارير الاستراتيجية                                              

    المطلب الاول  :اعداد التقارير الاستراتيجية  

     المطلب الثاني : كتابة التقارير الاستراتيجية

     

     

     

     

    تقديم :

    كلمة ” تقرير ” هي في الأصل مشتقة من الفعل قَرّرَ بمعنى قرّر المسألة أو الرأي، حقّقه و وضّحه .

    و هذا التوضيح أو التحقيق الوارد في التقرير هو عرض رسمي و مختصر لمعلومات أو حقائق أو بيانات محددة لغرض معين، و يهدف إلى توضيح المزايا و العيوب

    و التقرير هو لون من ألوان الكتابة الوظيفية يتضمن وصف مفصل أو مجمل لقضية ما أو حالة معينة .

    أو هو نوع من الكتابة الوظيفية يتضمن جمع قدر من الحقائق والمعلومات حول حالة أو شأن معين بناء على طلب محدد أو غرض مقصود .

    أو هو تسجيل أو تدوين مختصر أو مطول كامل وشامل للمعلومات والبيانات قصد التعرف على السلبيات والإيجابيات للرجوع إليها وقت الحاجة في التخطيط لأنشطة المستقبل .

    وهو كذلك وسيلة اتصال خاصة بوصف موضوع معين ، ويتضمن حقائق وبيانات ومعلومات تعرض على القارئ ، من أجل اتخاذ توصية ، أو قرار ، وهي أما أن تكون شفهية ، أو تحريرية.

    وهو وثيقة إدارية للاتصال الكتابي أوالشفوي بين مختلف المستويات الإدارية تتضمن عرضاً وافياً للمعلومات المتعلقة بموضوع معين.

    للتقارير أهمية في توثيق العمل و تقييمه ووصفه وتنظيمه ، لأنها بيان مكتوب يصف حالة أو نشاطاً أو مشروعاً أو تجربةً ما ، والهدف منها تحقيق أغراض معينة لاتخاذ قرارات معينة أو متابعة حالات ومراحل مشروع ما بغية تعديله أو تطوير مساره ، وبواسطة التقارير نحدد المشكلة أو الأمور التي ينبغي علينا معالجتها وعرضها ، وما لم تكن الأمور محددة فمن [1]، الصعب إدراك الأهداف أو متابعة القراءة في خطة العمل واستيعاب المستقبل للخطوة التالية وتعد من أنواع الرسائل الإدارية ، ومن الأهمية معرفة فوائد التقرير ومنها :

    1. قياس مدى الوصول إلى الهدف المنشود .

    2. تحديد الصعوبات التي واجهت النشاط .

    3. توثيق النشاط للرجوع إليه وقت الحاجة .

    4. استخلاص أفكار جديدة وإنتاجها وتنميتها وحفظها .

    5. الشعور بالإنجاز وزيادة الثقة بالنفس .

    6. المساعدة في التخطيط لأنشطة المستقبل .

     

    المبحث الاول : التقارير الاستراتيجية انواعها و اهميتها

    المطلب الاول : اهمية التقارير الاستراتيجية  

    التقارير تُمكن القارئ من الوصول إلى المعلومة التي يريدها بسهولة وتُمكنه من فهم الموضوع وبالتالي تُساعد على اتخاذ القرارات السليمة. وكذلك فإن الأخطاء في كتابة التقارير تؤدي إلى مشاكل عديدة مثل الحاجة إلى طلب معلومات إضافية أو طلب إعادة كتابة التقرير أو إضاعة وقت كبير في قراءة أو فهم التقرير أو فهم الموضوع بشكل خاطئ, تتضح أهمية التقريرالاستراتيجية  في كونه مظهر من مظاهر الحداثة، ووسيلة من وسائل الاتصال،و التقدم في المجتمعات، و يمكن تحديد تلك الأهمية عند:
    توفير الوقت و الجهد للشخص أو للجهة التي المخاطبة بالتقرير
    تتولى التقارير العلمية المدروسة دراسة علمية دقيقة توجيه المجتمعات،من الناحية السلوكية أو الاقتصادية أو الاجتماعية.
    تزويد مؤسسات التخطيط على اختلاف أنواعها و مواقعها في المجتمع بنتائج الأبحاث التي تمكن المسئولين من اتخاذ القرار.
     
    توفر التقارير الملخصة للدراسات و الأبحاث وقتا وجهدا على الباحتين في مجال البحث العلمي.

    إن نجحت مؤسسات الدولة أو أجهزتها في الالتزام بما قدمته مراكز الأبحاث فيمكنها من إنشاء بنوك للأبحاث و مصارف للمعلومات التي تفيد السياسات الإستراتيجية للدولة.
    تعمل التقارير التي تلخص الكتب و الندوات على إثراء القارئ و المستمع.
     
    تعرف التقارير الباحثين المبتدئين بالخطوات الأساسية للبحث العلمي.

    تُعد التقاريرالاستراتيجية وسيلة فعالة للاتصال ونقل المعلومات بين المستويات الإدارية ووحدات النشاط المختلفة داخل المنشأة ، ومن أهم هذه الأهداف ما يلي :-
      مساعدة الإدارة في توفير الحقائق والمعلومات .
     
    الإسهام في حل المشكلات القائمة .
     
    العمل على زيادة كفاءة العاملين في المؤسسة .
     تحليل ظاهرة معينة .
     
    عرض إنجازات قسم أو إدارة أو لجنة من اللجان .
     تحليل البيانات والحقائق المطلوب معرفتها بالتفصيل .
      تحريك سلوك الآخرين عن طريق الإقناع .
      إرشاد المسئولين لاتخاذ القرارات .
     
    الإحاطة والعلم بما يحدث في المنظمة .
    تحليل مواطن القوة والضعف في المنظمة .
    الرد على التساؤلات وتقديم الأفكار الجديدة .
    توفير المعلومات المرجعية .
    التنسيق بين المشروعات .
    التوثيق و التسجيل .
    إصدار القرارات بناءً على المعطيات الميدانية
     إعطاء معلومات إدارية لازمة للعمل.
    تفسير ظاهرة مرتبطة بمستقبل العمل.
    عرض أفكار جديدة لتحسين العمل.

          ومن بين العوامل التي عظمت أهمية التقارير الاستراتيجية  :

    1. النمو في كثير من العمليات في مجال الأعمال وتعقدها في المدى الطويل
    2. تنامي الحاجة لطرق أفضل لقياس أداء الإداريين
    3. التطور السريع في أجهزه ومعدات إنتاج المعلومات ذات الكفاءات الأكبر
    [2]
    وكثيرا ما يترتب على التقرير قرارات معينة، كفصل من العمل، أو استحقاق ترقيه، أو نقل، أو إعادة تصميم البرامج الحالية، أو توسيع نشاط المنظمة أو تحجيمه .

    المطلب الثاني : انواع التقارير الاستراتيجية

    تتعدد و تتنوع التقارير الاستراتيجية الى :

    1 - التقارير الأكاديمية:
    و هي تقارير عن البحوث العلمية، و تصدر حسب الحاجة.
    -2 التقارير الوصفية:
    و هي التقارير التي تصف ظاهرة كما هي واضحة، و هذه التقارير دائماً تجيب على الأسئلة: كيف؟ و متى؟ و من؟ و ماذا؟ و مثال على ذلك: تقارير الرحلات، و التقارير التي يعدّها شرطي المرور.
    -3التقارير الإخبارية:
    و هي التقارير التي تبثها أجهزة الإعلام من إذاعة و تلفزيون و صحافة، و مثال على ذلك التقارير السياسية.
    -4التقارير التحليلية:
    و هي تقارير لا تقتصر على الوصف فقط بل تعقد المقارنة، و تعلل الأسباب، و تقترح الحلول، و مثال على ذلك: ما يقدمه الأخصائي الاجتماعي حول تأخر الطلاب الدراسي، و التقارير الرياضية التي تقارن بين أداء فريقين، أو أداء فريق مقارنةً بالمواسم السابقة.
    -5 التقارير الإحصائية:
    و تتميز هذه التقارير عن غيرها بالأرقام، و قد ترمز هذه الأرقام لبشر أو أموال أو أشياء أخرى، و مثال على ذلك: ما تقدمه البنوك و المؤسسات المالية سنوياً عن أوضاعها.*
    [3]
    -6 التقارير الإدارية:
    و غالباً ما تكون مطبوعة و بنودها واضحة و تحتاج إلى ملء فراغات بعبارات مناسبة، و مثال على ذلك: تقارير المديرين عن الموظفين.

    *من الملاحظ: أن التقارير تُقدّم حسب الحاجة، فقد تُقدّم سنوياً أو يومياً، و من التقارير اليومية: تقارير أداء البورصة.

    تصنف التقارير على ضوء العوامل الآتية:
    الموضوع: مالية/ محاسبية/ إدارية/ تسويقية.
    تقارير تقدم العمل.
    سلطة التكليف: بناءاً على تكليف رسمي من سلطة أعلى لإنجاز مهمة محددة.
     
    تقارير رسمية: وفق إجراءات معينة لا يجوز تجاوزها

    تقارير غير رسمية عادة ما تتم داخل الإدارة الواحدة.
    الحجم: من حيث الطول والقصر.
    الفترة الزمنية التي يغطيها: تقارير دورية، طارئة، … الخ.
    الجهة الموجه لها التقرير: داخلي، خارجي.
    هيئة وشكل التقرير: شفوي أو مكتوب.
    الغرض: تنسيق إعطاء معلومات، … الخ.
    دورة التقرير: رأسية، أفقية، متعددة الاتجاهات.
    المستويات: دولية، وطنية، قطاعي، الوحدة.[4]

     وهناك العديد من التقارير التي تنتج وتتداول داخل منشأتنا المختلفة ، وتختلف هذه التقارير باختلاف توقيت إصدارها ومحتواها والشكل التي تظهر به ، بما يخدم الهدف منها ويحقق احتياجات قارئها أو المستفيد منها . ويمكن تقسيم التقارير إلى أنواع كما يلي:ــ

          أولاً : من ناحية الزمن :

          تقارير دورية

      وهي التي تغطي فترات زمنية ثابتة ، عادة ما تحددها نظم العمل بالمنشأة أو قد يحددها القانون في بعض الحالات . وقد تكون هذه التقارير:

    يومية : تخطيط المهمة / المشروع

    أسبوعية : بداية المشروع

    شهرية : نهاية المشروع / المهمة

    ربع سنوية : كل ثلاثة شهور.

    نصف سنوية : كل ستة شهور .

    أو سنوية

    وقد يصدر نفس التقرير بواحدة أو أكثر من هذه الدوريات ، فهناك تقرير عن الأداء  اليومي ثم يجمع و يقدم شهريا للإداره أو من يهمه الأمر أى يمثل إجماليات التقارير اليومية ، وهكذا.

     كما تؤثر العوامل التالية على تحديد دورية التقرير :

    ·       درجة حساسية الموضوع وتأثيره على بعض الأنشطة .

    ·       مدى الحاجة إلى اتخاذ إجراءات تصحيحية سريعة .

    ·       ارتباط موضوع التقرير بموضوعات أخرى لها دورية ثابتة قد لا

    ·       ستطيع المنشأة تغييرها

    ·       احتياجات ورغبات الإدارة

    ·       المستوى الإداري الذي يرفع له التقرير

    ·       اللوائح والقوانين

          تقارير غير دورية

    وهي التي تكون على فترات زمنية غير ثابتة ، وتختلف من تقرير لأخر، وعادة ما يرتبط مثل هذه التقارير بوقوع أحداث معينة ، مثل وصول رصيد المخزون لأحد الأصناف الهامة إلى مستوى معين ، أو حدوث عطل مفاجئ لإحدى الآلات على خط الإنتاج . وتمسى هذه التقارير أحياناً بالتقارير الخاصة أو التقارير الاستثنائية باعتبارها ترتبط بأمور غير عادية أو نادرة الوقوع وتمثل مشكلة لأحد الأنشطة الرئيسية للمنشأة وتتطلب اتخاذ إجراءات خاصة أيضا أو استثنائية ، وقد تصدر تقارير عن بعض الموضوعات تجمع بين الصفتين معاً ، فنجد في بعض المصانع مثلاً إن هناك تقريراً دورياً عن حالة الآلات وأوقات التوقف وأسبابها ( أعطال ، صيانة دورية ، عدم توافر خامات... ) يصدر أسبوعيا، كما يصدر تقرير فوري – غير دوري – في بعض حالات التوقف لبعض الماكينات أو حالات التوقف الناتجة عن أنواع معينة من الأعطال.[5]

          ثانياً : من ناحية الهدف :ــ

          تقارير متابعة

     وهي التي تكون مرتبطة بخطة موضوعة أو ببرنامج أو مشروع جاري تنفيذه، وعادة ما تتضمن عملية مقارنة بين ما هو واقع فعلاً وما كان يجب أن يتم وفقاً للخطة أو البرنامج الموضوع، وتوضيح الانحرافات وتقديم تحليل لها وبيان مسبباتها، وأحياناً ما تكون في شكل جدول به خانات تمثل الفعلي و التقديري أو الخطط . وقد يترتب على مثل هذه التقارير اتخاذ قرارات تصحيحية أو تعديل في الخطط الموضوعة أو إعادة توزيع للموارد المتاحة.

          تقارير معلومات:

    وهي التقارير التي تنقل معلومات عن أحداث أو مواقف معينة ، وتسمى أحياناً تقارير "إخبارية" ، وقد تتضمن تعليقاً مثل وجهة نظر كاتب التقرير ، ويركز هذا النوع من التقارير على الحقائق ، أو ما يطلق عليه البعض "معلومات حقائقية " مثل تقرير المبيعات الشهري لفروع الشركة أو تقرير الصيانة الدورية للآلات ، أو تقرير الأسعار العالمية لبعض المنتجات

    ونادراً ما يترتب على مثل هذه التقارير اتخاذ قرارات معينة ، ففي معظم الأحوال تهدف إلى الإحاطة فقط، إلا إنها يمكن أن تستخدم عند إجراء الدراسات أو وضع الخطط المستقبلية أو عمليات التنبؤ التي تعتمد على السلاسل الزمنية والتي تمثل أرقام فترات سابقة ، كما تساعد على اكتشاف الموسمية وتحديد ظواهر معينة[6]

          تقارير الدراسات :

     وهي التقارير التي تعرض نتائج الدراسات التي تجري داخل المنشأة أو في البيئة الخارجية، وقد يقوم بها أفراد من المنشأة أو جهات أخرى متخصصة، مثل تقرير دراسة الجدوى الاقتصادية لإنشاء خط إنتاجي جديد بمصنع أو تنويع المنتجات، أو دخول أسواق جديدة، أو إتباع سياسة تسويقية أو ترويجية معينة

    وقد يكون الهدف من الدراسة التعرف على أسباب مشكلة معينة وتحديد أنسب الحلول لها . وعادة ما تتضمن مثل هذه التقارير توصيات أو اقتراحات أو تحليل لبدائل معينة ، ودائماً ما تتطلب اتخاذ قرار من مستوى إداري أعلى أو من جهة مسئولة.

          تقارير تقييم الأداء :

    وهي التقارير التي تقيم مستوى الأداء قياساً بمعايير موضوعة مسبقاً، وتهدف هذه التقارير إلى الحكم على الكفاءة أو إعطاء درجات أو تقديرات تعبر عن مستوى الأداء خلال فترة التقييم، وعادة ما تكون هناك قواعد لكتابة هذا النوع من التقارير تحدد أسلوب القياس ومقارنة الأداء الفعلي بالمعايير المنطقية لمثل هذا العمل.

    ومن أمثلتها تقارير تقييم أداء الأفراد ، أو تقييم أداء إدارات معينة أو وحدات نشاط، وقد يترتب عليها اتخاذ قرارات في حالة وجود انحرافات كبيرة أو قد يكتفي أحياناً بالتوجيه أو تصحيح بعض المسارات .

    المبحث الثاني : كيفية اعداد و كتابة التقارير الاستراتيجية                                     

    المطلب الاول  :اعداد التقارير الاستراتيجية  

    تمر التقارير الاستراتيجية عند الاعداد لهل بعدة مراحل

    1       الإطار العام للتقرير( الموضوع أو المجالات التي يغطيها التقرير)

    2       معرفة الهدف من كتابة التقرير

    3       ما الذي أريد تحقيقه من هذا التقرير؟

    4       من الذي طلب التقرير؟ من الذي يحتاج أليه؟

    5       الاستخدامات المتوقعة من التقرير

    6       معلومات التقرير

    مرحلة التنظيم والبناء الهيكلي: يتم في هذه المرحلة تصميم وتحديد مايلي:

    1       المنطق العام للتقرير: الأفكار الرئيسية وارتباطها بموضوع التقرير ووضع العناوين الرئيسية المناسبة والعناوين الفرعية لكل عنوان رئيسي والتأكد من تسلسلها المنطقي داخل التقرير وارتباط النتائج التي تم التوصل إليها بالحقائق المجمعة

    2       الهيكل العام للتقرير: الذي يجب أن يتضمن ثلاثة أجزاء أساسيه:

    1       بداية التقرير

    2       صلب التقرير

    3       الخاتمة

    3       مراجعة مادة التقرير: ماذا يعرض التقرير، وماذا يعرض في الملاحق؟ وكذلك درجة التلخيص المناسبة

    وعند صياغة التقرير يجب مراعاة مايلي:

          لابد من مقدمة يبين فيها الكاتب الدوافع التي دعت إلى كتابه التقرير والمعلومات التي استعملها في اتخاذ قراراته

          عرض مسلسل ومرتب للبيانات التي يراها مهمة في توضيح أرائه ومعلوماته

          خاتمه موجزه يوضح فيها كاتب التقرير راية حيال موضوع التقرير

          إعادة قراءة التقرير قراءة متأنية لاستدراك ما فاته أو تصحيح ما أخطا فيه سهوا[7]

     

    الهيكل العام للتقرير

    بداية التقرير

          صفحة  الغلاف

          صفحة  المحتويات

          إجراءات  التعديل

          المقدمة(  الأهداف، المجال)

          ملخص  الإدارة

    صلب التقرير

          عرض  المعلومات والحقائق

          الجداول

          الرسوم  البيانية

          الدراسة  والتحليل

    خاتمة التقرير

          النتائج

          التوصيات

          الملاحق

     

    الى جانب هذافهناك بعض المراحل المهمة التي يمر عبرها كل تقرير قبل الشروع في عملية الكتابة و هي

    تمر عملية إعداد وكتابة التقارير بأربعة مراحل أساسية هي:

    1         مرحلة الإعداد والتجهيز.

    2         مرحلة التنظيم والبناء الهيكلي.

    3         مرحلة الكتابة.

    4         مرحلة المراجعة.

          المرحلة الأولى: الإعداد والتجهيز

    ويتم في هذه المرحلة تحديد ما يلي:

     (1) الإطار العام للتقرير:

    ويشمل تحديد الموضوع بوضوح وتحديد المجالات التي يغطيها التقرير، فمثلاً يجب أن يعرف القارئ التقرير يغطي أنشطة البيع والترويج، أو أن الدراسة تشمل إدارات المالية والمبيعات ولا تشمل إدارة خدمات العملاء.

    (2) الهدف من إعداد التقرير:

    ويجب أن يكون واضحاً ومحدداً في جملة واحدة، مثل (الهدف من إعداد التقرير هو تقديم توصيات بشأن أسلوب العمل في المرحلة القادمة لمواجهة التوسعات المحتملة في نشاط الشركة).[8]

    (3)  قارئ التقرير:

            من هو؟ (المدير المباشر, فريق العمل, الجهة المانحة, جهات حكومية.. الخ).

            ماذا يعرف مسبقاً عن موضوع التقرير؟

            ماذا يحتاج أن يعرف؟

            ما هو أسلوب الكتابة الذي يناسبه؟

            ماذا سيفعل بالتقرير وما الجراءات التي ستتخذ بناء عليه؟

    (4) معلومات التقرير:

            تحديد مصادر البيانات والمعلومات اللازمة للتقرير.

            التأكد إن كانت كاملة وصحيحة ومرتبطة بموضوع التقرير.

            التأكد من توفرها في يد كاتب التقرير.

          المرحلة الثانية: التنظيم والبناء الهيكلي

    وتشتمل المرحلة الآتية على النقاط التالية:

    (1) تحديد المنطق العام للتقرير:

    1       تحديد العناوين الرئيسية والفرعية لضمان وحدة البناء الهيكلي للتقرير.

    2       تحديد وسائل الإيضاح والأشكال التي سيتم استخدامها.

    3       تحديد المراجع التي ستورد في التقرير مع توفير بياناتها من حيث الاسم والتاريخ والمصدر.

    (2) تصميم الهيكل العام للتقرير:

    1       بداية التقرير (صفحة الغلاف, المحتويات, ملخص عام, المقدمة).

    2       صلب التقرير (عرض المعلومات, الجداول, الأشكال, التحليل).

    3       خاتمة التقرير (النتائج, التوصيات, الملاحق).[9]

    ملحوظة: تحتوي صفحة الغلاف على:

    1       إسم موضوع التقرير

    2       كاتب التقرير ومركزه الوظيفي.

    3       الجهه المرسل منها التقرير.

    4       الجهة المرسل اليها التقرير.

    5       تاريخ كتابة التقرير.

     

     المطلب الثاني : كتابة التقارير الاستراتيجية

    على الرغم من أهمية مرحلتي الإعداد والبناء الهيكلي للتقرير إلا أنهما غير كافيتين لضما ن جودة التقرير وغالبا ما يتطلب الأمر من كاتب التقرير كتابة مسودة أو أكثر قبل الوصول للشكل النهائي للتقرير ولعل أصعب مهمة هي كتابه المسودة الأولى و لتسهيل ذلك على الكاتب فانه ينصح بعدم أعطاء اهتمام كبير في هذا الوقت بقواعد اللغة أو أسلوب الكتابه حيث انه من المرجح أن تخضع هذه المسودات لتعديلات كثيرة. ويجب على الكاتب أن يراعي الأتي في مرحلة الكتابه:

    1       أن يكون التقرير واضحا وملخصا وكاملا ودقيقا

    2       أن تكون الفقرات قصيرة ويتضمن كل منها موضوعا واحدا

    3       أن يكون الانتقال من فقره إلى أخرى بسلاسة ويسر

    4       اختيار أسلوب الكتابه المناسب للقارئ

    5       استخدام وسائل الإيضاح المناسبة للمعلومات التي تعرض

          الشروط الواجب توافرها في التقرير:

     

    -1 الاختصار و الدقة.
    -2 الوضوح.
    -3 تسلسل الأفكار.
    -4 المصداقية و الإقناع.

    مكونات التقرير:


    -1  صفحة العنوان:
    و تشتمل على العنوان و الجهة المقدم إليها و اسم معد التقرير و التاريخ، و يُفضّل أن تكون صفحة العنوان على غلاف متين، و أن يكون حجمها متناسباً مع حجم الورق الموجود داخل التقرير.

    - 2مقدمة التقرير:
    و توضح الهدف من التقرير و المشكلة التي يبحثها، و المكان و الزمان و الجهة التي طلبت إعداد التقرير.

    - 3منهجية التقرير:
    و هي الطريقة التي تم فيها إعداد التقرير، أي هل كانت مشاهدة؟ أم مقابلة؟ أم مراجعة وثائق؟

    -4 التحليل:
    و هو الجزء الأكبر من التقرير، و يحتوي على عرض و تحليل كافة المعلومات و البيانات، أي يتناول جوانب المشكلة و أبعادها و آثارها.

    -5النتائج و التوصيات:
    أي عرض النتائج التي توصل إليها التقرير، و رأي كاتب التقرير، و التوصيات المناسبة.

     

          خطوات كتابة التقرير:


    حين نشرع بكتابة التقرير، لابد من الأخذ بالاعتبار ما يلي:
    - 1تحديد موضوع التقرير و عدم الخروج عن إطاره.
    -2 ترتيب النقاط و الأفكار التي سيتناولها التقرير.
    -3جمع البيانات و المعلومات و تصنيفها مدعمة بالأدلة و البراهين.
    -4كتابة التقرير بصياغة واضحة.*
    -5استخلاص النتائج و كتابة التوصيات.
    -6مراجعة التقرير لاكتشاف أوجه النقص، و تصحيح الأخطاء.
    -7إعادة كتابة التقرير بشكله النهائي.
    [10]

    * المقصود بذلك:
    أ- البعد عن المصطلحات القاموسية.
    ب- الحرص على الترتيب الجيد.
    جـ- وضوح الخط و الفكرة و الجملة.
    د- الاهتمام بعلامات الترقيم.
    هـ- تقسيم الموضوع إلى فقرات كل واحدة تحل فكرة أساسية.
    و- الاهتمام باللغة، و تجنب الأخطاء الإملائية و اللغوية.

          فوائد استعمال التقارير:

     

    هناك العديد من الفوائد الرئيسة التي تحققها المؤسسات جرا استعمالها للتقارير منها:

    1       إجراء تغيير في الإجراءات والسياسات، فلسفه المؤسسة. حيث أن معظم التغيرات هي نتيجة اقتراحات قدمت في تقرير معين.

    2       التبوء بالحاجات: حيث أن هناك تقارير تشير إلى وجود حاجات معينة يجب توفيرها للمنظمة. مثل الحاجة إلى زيادة عدد العاملين في إدارة معينة، أو الحاجة إلى زيادة عدد العاملين في إدارة معينه، أو الحاجة إلى تطوير إجراءات السلامة الصناعية داخل المؤسسة .

    3       مقارنة الانجاز بمعايير الأداء: وهذا يعني استعمال التقارير في الرقابة وخاصة في رقابة التكاليف

    4       تخفيض التكاليف: المفروض أن تشير التقارير إلى ضرورة تخفيض التكاليف في المؤسسة أو تشير إلى الوافرات الممكن تحقيقها نتيجة تطبيق التوصيات والمتقرحات التي تضمنها التقرير.

          مواصفات التقرير الجيد:

     

    هناك بعض المواصفات التي يجب أن تتوافر في التقرير حتى يمكن اعتباره تقريراً جيداً، كما أنها تستخدم أيضا كمعايير للحكم على جودة وكفاءة ومهارة معدة وتتلخص هذه المواصفات فيما يلي:

    1       البعد الزماني: الفترة التي يغطيها التقرير ووقت عرض التقرير، فكلما قرب وقت العرض من نهاية فترة التغطية كلما عظمت فائدة التقرير لإمكانية الانتفاع به عند التخطيط للمرحلة المستقبلية.

    2       الشمولية والارتباط بالموضوع: ويقصد بالشمولية أن يغطي التقرير كافة جوانب الموضوع ويجيب على كل التساؤلات المحتملة للقارئ، وذلك توفيرا لوقت القارئ ومعد التقرير.

    3       الدقة وصحة البيانات: تعتبر دقة وصحة البيانات التي يتضمنها التقرير عاملا أساسيا في الحكم على مدى جودته، ويتطلب ذلك من معد التقرير التأكد من المعلومات التي يعرضها، والإشارة أحيانا إلى مصدرها، وذلك حتى يكسب ثقة القارئ ويوفر له إمكانية الاعتماد على التقرير في اتخاذ قرار معين.[11]

     

    4       مناسبة الحجم: يجب إلا يكون اصغر أو اكبر من اللازم، ويتوقف حجم التقرير على عدة عوامل منها:

          الفترة الزمنية التي يغطيها التقرير

          المستوى الإداري الذي يرفع له

          الموضوع الذي يتحدث عن التقرير

          شعور معد أو معدي التقرير بمدى الحاجة إلى الإسهاب أو الاختصار

    و هناك اعتقاد خاطئ يسود بين البعض، بأنه كلما كان التقرير كبيرا وزادت عدد صفحاته، كلما أعطى ذلك إحساسا بالأهمية وعكس الجهد المبذول في أعداده، والعبرة هنا بالفائدة التي يحصل عليها القارئ ومدى إشباع التقرير لحاجته من المعلومات.

    5.القدرة على الإقناع: كلما كان التقرير قادراً على إقناع القارئ بوجهة نظر أو توصيات كاتبه، كلما زادت درجة جودته، ويساعد على ذلك كفاءة الكاتب وقدرته على التحليل والاستنتاج وعرض الأفكار، ولاشك أن لغة الأرقام هي دائما الأقدر والأفضل على الإقناع خاصة لمراقبة ومتابعة تنفيذ الاستراتيجيات المختلفة.

    6. أسلوب العرض: يساعد أسلوب العرض بشكل مباشر في الحكم على جودة التقرير ويسهل مهمة القارئ، فلا شك أن التتابع المنطقي للأفكار والتكوين الهيكلي للتقرير ووجود عناوين رئيسية وفرعية وطريقه ثابتة للترقيم واستخدام وسائل إيضاح مناسبة، كل ذلك يعتبر عوامل مساعدة لرفع كفاءة وأسلوب عرض التقرير

    7. الموضوعية: و معنى ذلك البعد عن المؤثرات الشخصية عند عرض المعلومات والحقائق وتحليلها، ولا نسمح لمواقفنا وآرائنا الشخصية بان تحدد شكل وموضوع المعلومات التي يعرضها التقرير، فإن ذلك يضعفه في الحقيقة لا يقويه .

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

          المراجع المعتمدة :

     

          عبد القادر محمد عبد القادر  "مهارات كتابة إعداد التقارير"  المكتبة العصرية طبعة 2010

           اشرف بن محمد غريب " اعداد التقارير الادارية "نسخة  الاولى 2013

     

           غانم بن سعد الغانم " تقرير عن برنامج ( اعداد و كتابة التقارير ) " من 2-3/3/1434 ه

     

          محمد فريد محمود عزت " المقالات و التقارير الصحفيه : اصول اعدادها و كتابتها " طبعة 2002

     

          "تطوير الأداء تنظم فن إعداد التقارير" صحيفة الوسط البحرينية - العدد 2293 - الثلثاء 16 ديسمبر 2008م الموافق 17 ذي الحجة 1429هـ

     

          باتريك فورسايث " أصول إعداد التقارير " لدار العربية للعلوم ناشرون طبعة 1999

     

          عبد القادر الشيخلي " فن كتابة التقارير- الإدارية والمالية والفنية وغيرها " مكتبة دار الثقافة للنشر والتوزيع طبعة 2011

     

          ندى بن عقيل العنزي " تقرير عن مهارة اعداد التقارير "  نسخة 2013

     

     


    [1]  غانم بن سعد الغانم " تقرير عن برنامج ( اعداد و كتابة التقارير ) " من 2-3/3/1434 ه ص 5

    [2]  اشرف بن محمد غريب " اعداد التقارير الادارية "نسخة  الاولى 2013 ص 13

    [3]  ندى بن عقيل العنزي " تقرير عن مهارة اعداد التقارير نسخة 2013 ص 20

    [4]  محمد فريد محمود عزت " المقالات و التقارير الصحفيه : اصول اعدادها و كتابتها " طبعة 2002 ص 23

    [5]    "تطوير الأداء تنظم فن إعداد التقارير" صحيفة الوسط البحرينية - العدد 2293 - الثلثاء 16 ديسمبر 2008م الموافق 17 ذي الحجة 1429هـ

    [6]  عبد القادر محمد عبد القادر  "مهارات كتابة إعداد التقاريرالمكتبة العصرية طبعة 2010 ص 50

    [7]  غانم بن سعد الغانم " تقرير عن برنامج ( اعداد و كتابة التقارير ) " من 2-3/3/1434 ه ص 63

    [8]  باتريك فورسايث " أصول إعداد التقارير " لدار العربية للعلوم ناشرون طبعة 1999 ص 56

    [9]  عبد القادر الشيخلي " فن كتابة التقارير- الإدارية والمالية والفنية وغيرها " مكتبة دار الثقافة للنشر والتوزيع طبعة 2011 ص 84

    [10]  ندى بن عقيل العنزي " تقرير عن مهارة اعداد التقارير نسخة 2013 ص 95

    [11]  اشرف بن محمد غريب " اعداد التقارير الادارية "نسخة  الاولى 2013 ص 42

     



     
    المشاركة السابقة : المشاركة التالية


    عدد القراء: 424 - عدد التعليقات: 0

    (مواضيع ذات صلة)

    الأخطاء الاستراتيجية في إدارة الأزمة الأوكرانية
    الأخطاء الاستراتيجية في إدارة الأزمة الأوكرانية

    التقارير الاستراتيجية انواعها و اهميتها
    التقارير الاستراتيجية انواعها و اهميتها 

    الاهمية الاستراتيجية للبحار والمحيطات
    الاهمية الاستراتيجية للبحار والمحيطات

    الاستراتيجية، المفهوم و النظرية
    الاستراتيجية، المفهوم و النظرية

    الازمات: مفهوما وانواعها وطريقة ادارتها
    الازمات: مفهوما وانواعها وطريقة ادارتها



    التعليقات تعبر عن وجهة نظر الكاتب


    إضافة تعليق سريع
    كاتب المشاركة :
    الموضوع :
    النص : *
    طول النص يجب ان يكون
    أقل من : 30000 حرف
    إختبار الطول
    تبقى لك :


     

    Developed By Mohanad Elagha